Xuất hoá đơn điện tử

Tính năng xuất hoá đơn điện tử cho phép bạn tạo và xuất hoá đơn điện tử cho các giao dịch và đơn hàng một cách nhanh chóng và chuyên nghiệp. Hoá đơn điện tử có giá trị pháp lý tương đương hoá đơn giấy, giúp bạn tuân thủ quy định về hoá đơn của cơ quan thuế và quản lý tài chính hiệu quả hơn.

Bạn có thể tạo hoá đơn thủ công cho từng đơn hàng hoặc cấu hình để hệ thống tự động xuất hoá đơn khi có thanh toán. Hoá đơn điện tử được lưu trữ an toàn trên hệ thống, dễ dàng tra cứu, tải xuống, và chia sẻ với khách hàng.

Lưu ý: Để sử dụng tính năng xuất hoá đơn điện tử, bạn cần:

Lưu ý: Mặc định tính năng tự động xuất hoá đơn điện tử là tắt, nếu bạn muốn tự động xuất hoá đơn điện tử mỗi khi có thanh toán đơn hàng thì cần cấu hình trong cấu hình hoá đơn điện tử.

Mục lục

Hướng dẫn xuất hoá đơn điện tử

  • Bước 1: Truy cập tính năng trong sidebar, chọn tạo hoá đơn.

    Sau khi đăng nhập vào tài khoản SePay, chọn mục Xuất hoá đơn điện tử trong phần Hoá đơn điện tử eShop của thanh menu sidebar. Sau đó nhấn nút Tạo hoá đơn để bắt đầu quá trình tạo hoá đơn mới.

    Truy cập tính năng trong sidebar, chọn tạo hoá đơn
    Truy cập tính năng trong sidebar, chọn tạo hoá đơn

  • Bước 2: Thêm sản phẩm.

    Chọn sản phẩm từ danh sách có sẵn và nhập số lượng cho mỗi sản phẩm. Bạn có thể thêm nhiều sản phẩm vào hoá đơn. Tổng giá trị các sản phẩm sẽ được tính tự động. Sau đó nhấn nút Tiếp theo để tiếp tục.

    Thêm sản phẩm
    Thêm sản phẩm

  • Bước 3: Điền thông tin khách hàng, bỏ qua nếu là khách hàng nhỏ lẻ.

    Nhập thông tin khách hàng như tên, địa chỉ, mã số thuế (nếu có). Nếu đây là khách hàng nhỏ lẻ và không yêu cầu thông tin chi tiết, bạn có thể bỏ qua bước này. Sau đó nhấn nút Tiếp theo để tiếp tục.

    Điền thông tin khách hàng
    Điền thông tin khách hàng, bỏ qua nếu là khách hàng nhỏ lẻ

  • Bước 4: Kiểm tra thông tin hoá đơn trước khi xuất, chọn Xuất hoá đơn hoặc lưu hoá đơn nháp.

    Kiểm tra lại tất cả thông tin đã nhập bao gồm: cửa hàng, sản phẩm, số lượng, giá tiền, và thông tin khách hàng. Bạn có thể chọn Xuất hoá đơn để xuất ngay hoặc Lưu nháp để lưu lại và xuất sau.

    Kiểm tra thông tin hoá đơn trước khi xuất
    Kiểm tra thông tin hoá đơn trước khi xuất, chọn Xuất hoá đơn hoặc lưu hoá đơn nháp

  • Bước 5: Xem chi tiết hoá đơn, có các nút xuất hoá đơn điện tử.

    Sau khi tạo hoá đơn thành công, hệ thống sẽ hiển thị chi tiết hoá đơn. Tại đây bạn có thể xem toàn bộ thông tin hoá đơn và sử dụng các nút để Xuất hoá đơn điện tử.
    Đối với các hoá đơn nháp bạn cần nhấn nút Xuất hoá đơn điện tử để xuất hoá đơn.
    Hoá đơn đã xuất có thể share hoặc tải xuống dạng PDF hoặc XML.

    Xem chi tiết hoá đơn, có các nút xuất hoá đơn điện tử
    Xem chi tiết hoá đơn, có các nút xuất hoá đơn điện tử

Xuất hoá đơn thủ công đối với các đơn hàng đã thanh toán

Đối với các đơn hàng đã được thanh toán nhưng chưa có hoá đơn điện tử, bạn có thể xuất hoá đơn thủ công. Tính năng này hữu ích khi bạn muốn kiểm soát việc xuất hoá đơn hoặc khi tính năng tự động xuất hoá đơn chưa được bật.

  • Bước 1: Chọn hoá đơn đã thanh toán nhưng chưa được xuất hoá đơn.

    Trong danh sách đơn hàng, tìm và chọn các đơn hàng đã được thanh toán nhưng chưa có hoá đơn điện tử. Hệ thống sẽ hiển thị các đơn hàng này với trạng thái đã thanh toán nhưng chưa xuất hoá đơn.

    Chọn hoá đơn đã thanh toán nhưng chưa được xuất hoá đơn
    Chọn hoá đơn đã thanh toán nhưng chưa được xuất hoá đơn

  • Bước 2: Chọn xuất hoá đơn ở trang chi tiết đơn hàng.

    Từ popup chi tiết đơn hàng, bạn có thể chọn xem trang chi tiết đơn hàng đầy đủ. Tại trang chi tiết đơn hàng, nhấn nút Xuất hoá đơn điện tử để tạo và xuất hoá đơn cho đơn hàng này.

    Sau khi xuất hoá đơn thành công, hệ thống sẽ hiển thị thông báo xác nhận và bạn có thể xem, tải xuống, hoặc chia sẻ hoá đơn đã xuất.

    Chọn xuất hoá đơn ở trang chi tiết đơn hàng
    Chọn xuất hoá đơn ở trang chi tiết đơn hàng

Thông tin về hoá đơn điện tử

Hoá đơn điện tử là hoá đơn được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật. Hoá đơn điện tử có giá trị pháp lý tương đương hoá đơn giấy và được cơ quan thuế công nhận.

Hoá đơn mới

Hoá đơn mới là hoá đơn vừa được tạo và chưa được xuất. Bạn có thể chỉnh sửa thông tin hoá đơn trước khi xuất.

  • Có thể chỉnh sửa thông tin sản phẩm, khách hàng
  • Có thể lưu nháp để xuất sau
  • Chưa có giá trị pháp lý cho đến khi được xuất
Hoá đơn nháp

Hoá đơn nháp là hoá đơn đã được lưu tạm thời, chưa được xuất chính thức. Bạn có thể tiếp tục chỉnh sửa và xuất sau.

  • Đã lưu thông tin cơ bản
  • Có thể chỉnh sửa và hoàn thiện
  • Cần xuất để có giá trị pháp lý
Hoá đơn đã xuất

Hoá đơn đã xuất là hoá đơn đã được phát hành chính thức, có giá trị pháp lý và không thể chỉnh sửa.

  • Có giá trị pháp lý đầy đủ
  • Không thể chỉnh sửa sau khi xuất
  • Có thể tải xuống PDF và chia sẻ
  • Được lưu trữ vĩnh viễn trên hệ thống
Điều kiện xuất hoá đơn

Để xuất hoá đơn điện tử, bạn cần đảm bảo các điều kiện sau:

  • Đơn hàng đã được thanh toán thành công
  • Có ít nhất một sản phẩm trong hoá đơn
  • Đã cấu hình hoá đơn điện tử trong hệ thống

Quản lý hoá đơn điện tử

Sau khi tạo hoá đơn, bạn có thể quản lý hoá đơn điện tử của mình với các tính năng sau:

Xem danh sách hoá đơn

Tại trang quản lý hoá đơn điện tử, bạn sẽ thấy danh sách tất cả các hoá đơn đã tạo. Danh sách hiển thị các thông tin cơ bản như số hoá đơn, ngày tạo, khách hàng, tổng tiền, và trạng thái hoá đơn (nháp, đã xuất).

Tìm kiếm và lọc hoá đơn

Bạn có thể tìm kiếm hoá đơn theo số hoá đơn, tên khách hàng, mã số thuế, hoặc các tiêu chí khác. Hệ thống cũng hỗ trợ lọc hoá đơn theo trạng thái (nháp, đã xuất), theo cửa hàng, hoặc theo khoảng thời gian.

Xem chi tiết hoá đơn

Nhấn vào một hoá đơn trong danh sách để xem chi tiết đầy đủ, bao gồm: thông tin người bán, thông tin khách hàng, danh sách sản phẩm, số lượng, đơn giá, thuế suất, tổng tiền, và các thông tin khác.

Tải xuống hoá đơn (PDF)

Đối với các hoá đơn đã xuất, bạn có thể tải xuống file PDF để lưu trữ hoặc in ra. File PDF chứa đầy đủ thông tin hoá đơn và có chữ ký số, đảm bảo tính pháp lý.

Chia sẻ hoá đơn

Bạn có thể chia sẻ hoá đơn với khách hàng thông qua email, tin nhắn, hoặc link chia sẻ. Khách hàng có thể xem và tải xuống hoá đơn từ link được chia sẻ.

Quản lý hoá đơn nháp

Đối với các hoá đơn nháp, bạn có thể tiếp tục chỉnh sửa thông tin, thêm/sửa/xóa sản phẩm, cập nhật thông tin khách hàng, và xuất hoá đơn khi đã hoàn thiện.

Lưu ý quan trọng

Kiểm tra thông tin trước khi xuất

Luôn kiểm tra kỹ thông tin hoá đơn trước khi xuất, bao gồm: thông tin khách hàng, danh sách sản phẩm, số lượng, đơn giá, thuế suất, và tổng tiền. Sau khi xuất, hoá đơn không thể chỉnh sửa.

Thông tin khách hàng đầy đủ

Đảm bảo điền đầy đủ thông tin khách hàng, đặc biệt là tên và địa chỉ. Đối với khách hàng có mã số thuế, hãy điền chính xác để hoá đơn có giá trị khấu trừ thuế.

Thông tin sản phẩm chính xác

Kiểm tra thông tin sản phẩm trong hoá đơn, đảm bảo tên sản phẩm, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, và thuế suất đều chính xác. Thông tin này sẽ ảnh hưởng đến giá trị hoá đơn.

Sử dụng hoá đơn nháp

Nếu chưa chắc chắn về thông tin, hãy lưu hoá đơn dưới dạng nháp để có thể chỉnh sửa sau. Bạn có thể xuất hoá đơn nháp bất cứ lúc nào khi đã hoàn thiện thông tin.

Thời gian lưu trữ và tra cứu

Hoá đơn điện tử được lưu trữ vĩnh viễn trên hệ thống. Bạn có thể tra cứu, xem lại, và tải xuống hoá đơn bất cứ lúc nào. Hãy lưu trữ file PDF để phục vụ công tác kế toán và thuế.

Bảo mật và pháp lý

Hoá đơn điện tử có chữ ký số và được mã hóa, đảm bảo tính bảo mật và không thể giả mạo. Hoá đơn có giá trị pháp lý đầy đủ và được cơ quan thuế công nhận.

Xem thêm

Cách gán hoá đơn cho giao dịch tại Hướng dẫn giao dịch cần gán hoá đơn.

Cách cấu hình hoá đơn điện tử tại Hướng dẫn cấu hình hoá đơn điện tử.

Cách tạo đơn hàng tại Hướng dẫn tạo đơn hàng.

Đọc tiếp: Cấu hình hoá đơn điện tử