Giao dịch cần gán hoá đơn

Tính năng Giao dịch cần gán hoá đơn giúp bạn quản lý và xử lý các giao dịch thanh toán chưa có hoá đơn điện tử tương ứng. Khi có giao dịch thanh toán thành công nhưng chưa có hoá đơn điện tử, hệ thống sẽ tự động đưa chúng vào danh sách này để bạn dễ dàng theo dõi và xử lý.

Bạn có thể tạo đơn hàng từ giao dịch chưa gắn hoá đơn, sau đó xuất hoá đơn điện tử cho đơn hàng đó. Tính năng này đặc biệt hữu ích khi bạn nhận được thanh toán từ khách hàng nhưng chưa kịp tạo đơn hàng hoặc hoá đơn trước đó.

Lưu ý: Để sử dụng tính năng này, bạn cần đã cấu hình hoá đơn điện tử và có ít nhất một cửa hàng trong hệ thống. Vui lòng xem hướng dẫn cấu hình hoá đơn điện tử và tạo cửa hàng nếu chưa thực hiện.

Mục lục

Hướng dẫn sử dụng giao dịch cần gán hoá đơn

  • Bước 1: Truy cập và chọn giao dịch cần xử lý.

    Sau khi đăng nhập vào tài khoản SePay, chọn mục Giao dịch cần gán đơn trong phần SEPAY ESHOP của thanh menu sidebar. Hệ thống sẽ hiển thị danh sách tất cả các giao dịch chưa được gán hoá đơn điện tử. Bạn có thể xem thông tin cơ bản của từng giao dịch như số tiền, thời gian, và trạng thái. Từ danh sách này, chọn giao dịch mà bạn muốn xử lý để xem chi tiết hoặc thực hiện các thao tác tiếp theo.

    Truy cập và chọn giao dịch
    Truy cập và chọn giao dịch

  • Bước 2: Xem chi tiết giao dịch.

    Sau khi chọn giao dịch, hệ thống sẽ hiển thị chi tiết thông tin giao dịch bao gồm số tiền, thời gian, phương thức thanh toán, và thông tin người gửi. Bạn cần kiểm tra kỹ thông tin này trước khi tiến hành tạo đơn hàng và xuất hoá đơn.

    Xem chi tiết giao dịch
    Xem chi tiết giao dịch

  • Bước 3: Chọn sản phẩm.

    Chọn cửa hàng và thêm sản phẩm vào đơn hàng. Bạn có thể tìm kiếm sản phẩm từ danh sách sản phẩm đã tạo trước đó hoặc tạo sản phẩm mới. Nhập số lượng và giá cho từng sản phẩm. Hệ thống sẽ tự động tính tổng giá trị đơn hàng.

    Chọn sản phẩm
    Chọn sản phẩm

  • Bước 4: Điền thông tin khách hàng.

    Nhập đầy đủ thông tin khách hàng bao gồm tên, email, số điện thoại, và địa chỉ. Thông tin này sẽ được sử dụng để xuất hoá đơn điện tử và gửi cho khách hàng. Đảm bảo thông tin chính xác theo yêu cầu của cơ quan thuế.

    Điền thông tin khách hàng
    Điền thông tin khách hàng

  • Bước 5: Xác nhận thông tin và tạo đơn hàng.

    Kiểm tra lại toàn bộ thông tin đơn hàng bao gồm sản phẩm, số lượng, giá cả, và thông tin khách hàng. Sau khi đã chắc chắn mọi thông tin đều chính xác, nhấn nút Tạo đơn hàng hoặc Xác nhận. Hệ thống sẽ tạo đơn hàng và tự động liên kết với giao dịch.

    Xác nhận thông tin và tạo đơn hàng
    Xác nhận thông tin và tạo đơn hàng

  • Bước 6: Xác nhận đơn hàng đã được tạo và xuất hoá đơn.

    Sau khi tạo đơn hàng thành công, hệ thống sẽ hiển thị thông báo xác nhận và đơn hàng sẽ được tự động liên kết với giao dịch. Giao dịch sẽ được loại bỏ khỏi danh sách "Giao dịch cần gán hoá đơn". Bạn có thể xem chi tiết đơn hàng vừa tạo và tiếp tục xuất hoá đơn điện tử cho đơn hàng này trong phần quản lý đơn hàng.

    Xác nhận đơn hàng đã được tạo và xuất hoá đơn
    Xác nhận đơn hàng đã được tạo và xuất hoá đơn

Thông tin về giao dịch cần gán hoá đơn

Giao dịch sẽ xuất hiện trong danh sách Giao dịch cần gán hoá đơn trong các trường hợp sau:

  • Giao dịch thanh toán thành công chưa có hoá đơn: Khi khách hàng thanh toán thành công qua các kênh thanh toán của SePay (chuyển khoản, ví điện tử, v.v.) nhưng chưa có hoá đơn điện tử tương ứng.
  • Giao dịch chưa có đơn hàng tương ứng: Các giao dịch thanh toán đã nhận được nhưng chưa có đơn hàng tương ứng trong hệ thống.
  • Thanh toán trực tuyến chưa xử lý: Khi khách hàng thanh toán qua cổng thanh toán trực tuyến nhưng bạn chưa tạo đơn hàng hoặc hoá đơn cho giao dịch đó.
  • Giao dịch từ nhiều nguồn khác nhau: Các giao dịch đến từ nhiều kênh thanh toán khác nhau mà chưa được xử lý và tạo hoá đơn.
Mối quan hệ giữa giao dịch, đơn hàng và hoá đơn điện tử

Trong hệ thống SePay eShop, có mối quan hệ chặt chẽ giữa ba thành phần này:

Giao dịch

Là khoản thanh toán thực tế từ khách hàng, có thể đến từ nhiều kênh thanh toán khác nhau (chuyển khoản, ví điện tử, tiền mặt).

Đơn hàng

Là đơn hàng được tạo trong hệ thống, chứa thông tin về sản phẩm, số lượng, giá cả, và khách hàng.

Hoá đơn điện tử

Là hoá đơn điện tử hợp pháp được xuất từ đơn hàng, có giá trị pháp lý và tuân thủ quy định của cơ quan thuế.

Quy trình: Giao dịch → Tạo Đơn hàng từ giao dịch → Xuất Hoá đơn điện tử

Quản lý giao dịch cần gán hoá đơn

Sau khi truy cập tính năng Giao dịch cần gán hoá đơn, bạn có thể quản lý các giao dịch với các tính năng sau:

Xem danh sách giao dịch

Tại trang quản lý, bạn sẽ thấy danh sách tất cả các giao dịch chưa được gán hoá đơn. Danh sách hiển thị các thông tin cơ bản như số tiền, thời gian giao dịch, phương thức thanh toán, và trạng thái.

Tìm kiếm và lọc giao dịch

Bạn có thể tìm kiếm giao dịch theo số tiền, thời gian, hoặc thông tin khách hàng. Hệ thống cũng hỗ trợ lọc giao dịch theo khoảng thời gian, phương thức thanh toán, hoặc cửa hàng để dễ dàng quản lý.

Xem chi tiết giao dịch

Bạn có thể xem thông tin chi tiết của từng giao dịch bao gồm: thông tin khách hàng, số tiền, phương thức thanh toán, thời gian giao dịch, và các thông tin liên quan khác. Điều này giúp bạn xác định chính xác giao dịch cần xử lý.

Tạo đơn hàng từ giao dịch

Sau khi xem chi tiết và xác nhận thông tin giao dịch, bạn có thể tạo đơn hàng từ giao dịch chưa gắn hoá đơn. Bạn sẽ cần chọn cửa hàng, thêm sản phẩm, và điền thông tin khách hàng. Sau khi tạo đơn hàng, bạn có thể xuất hoá đơn điện tử cho đơn hàng đó.

Lưu ý quan trọng

Xác minh thông tin giao dịch

Trước khi gán hoá đơn, hãy đảm bảo xác minh đầy đủ thông tin giao dịch bao gồm số tiền, thông tin khách hàng, và phương thức thanh toán. Thông tin này sẽ được sử dụng trong hoá đơn điện tử và phải chính xác theo quy định.

Tạo đơn hàng đầy đủ thông tin

Khi tạo đơn hàng từ giao dịch, hãy đảm bảo điền đầy đủ thông tin về sản phẩm, số lượng, giá cả, và thông tin khách hàng. Thông tin này sẽ được sử dụng để tạo hoá đơn điện tử sau đó.

Xử lý kịp thời

Hãy xử lý các giao dịch cần gán hoá đơn một cách kịp thời để đảm bảo tuân thủ quy định về hoá đơn điện tử. Nên kiểm tra danh sách này thường xuyên và xử lý các giao dịch mới nhất trước.

Thông tin hoá đơn chính xác

Khi tạo hoá đơn từ giao dịch, hãy đảm bảo thông tin sản phẩm, số lượng, giá cả, và thông tin khách hàng là chính xác. Hoá đơn điện tử có giá trị pháp lý và không thể chỉnh sửa sau khi đã xuất.

Xem thêm

Cách xuất hoá đơn điện tử tại Hướng dẫn xuất hoá đơn điện tử.

Cách cấu hình hoá đơn điện tử tại Hướng dẫn cấu hình hoá đơn điện tử.

Cách tạo đơn hàng tại Hướng dẫn tạo đơn hàng.

Đọc tiếp: Xuất hoá đơn điện tử