Cấu hình hoá đơn điện tử
Trang cấu hình hoá đơn điện tử cho phép bạn thiết lập các tùy chọn để tự động hóa việc tạo và xuất hoá đơn điện tử một cách hiệu quả. Với tính năng này, bạn có thể tiết kiệm thời gian, giảm sai sót, và đảm bảo tính nhất quán trong quá trình xuất hoá đơn cho các giao dịch và đơn hàng.
Bạn có thể chọn mẫu hoá đơn phù hợp với loại hình kinh doanh, cấu hình sản phẩm mặc định cho các giao dịch ngân hàng, và thiết lập tự động xuất hoá đơn với thời gian trì hoãn để có cơ hội kiểm tra trước khi hoá đơn được phát hành.
Lưu ý: Để sử dụng tính năng cấu hình hoá đơn điện tử, bạn cần:
- Đã tạo ít nhất một cửa hàng (xem hướng dẫn tạo cửa hàng)
- Đã tạo ít nhất một sản phẩm (xem hướng dẫn tạo sản phẩm)
- Có quyền truy cập vào trang cấu hình hoá đơn điện tử
Mục lục
- Truy cập tính năng cấu hình hoá đơn điện tử
- Mẫu hoá đơn
- Tự động xuất hoá đơn và Thời gian trì hoãn
- Thông tin về cấu hình hoá đơn điện tử
- Chi tiết các tùy chọn cấu hình
- Quản lý cấu hình
- Lưu ý quan trọng
- Xem thêm
Truy cập tính năng cấu hình hoá đơn điện tử
Hạn mức hóa đơn
Trước khi sử dụng tính năng xuất hoá đơn, bạn phải thanh toán mua gói hạn mức. Danh sách giá các hạn mức tham khảo tại SePay eInvoice -Phần mềm xuất hóa đơn điện tử & ký số online.
Sau khi đăng nhập vào tài khoản SePay, truy cập trang my SePay. Trong thanh menu sidebar, chọn mục Cấu hình hoá đơn điện tử trong phần Hoá đơn điện tử eShop.
Tại đây bạn có thể cấu hình các tùy chọn để tự động hóa việc tạo và xuất hoá đơn điện tử cho các giao dịch và đơn hàng.
Mẫu hoá đơn
Tính năng mẫu hoá đơn cho phép bạn chọn loại mẫu hoá đơn phù hợp với nhu cầu kinh doanh của mình.
Hệ thống cung cấp các mẫu hoá đơn có sẵn sau:
- Hoá đơn bán hàng
- Hoá đơn giá trị gia tăng
- Phiếu xuất kho hàng bán gửi địa lí
- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ
- Hoá đơn bán hàng (Dành cho tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan)
- Chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân
Bạn có thể chọn một trong các mẫu trên tùy theo loại hình kinh doanh và yêu cầu kế toán của mình.
Tự động xuất hoá đơn và Thời gian trì hoãn
Tính năng tự động xuất hoá đơn cho phép hệ thống tự động tạo và xuất hoá đơn điện tử khi có giao dịch hoặc đơn hàng được thanh toán.
Bật tự động xuất hóa đơn: Khi bật tính năng này, hệ thống sẽ tự động phát hành hóa đơn lên Cơ quan thuế khi có giao dịch hoặc đơn hàng được thanh toán.
Chế độ xuất: Bạn có thể chọn một trong hai chế độ:
- Tạo nháp: Hệ thống sẽ tạo hóa đơn ở trạng thái nháp để bạn xem trước, sau đó bạn cần nhấn phát hành thủ công
- Phát hành: Hệ thống sẽ tự động xuất và gửi hóa đơn lên Cơ quan thuế ngay sau thời gian trì hoãn
Thời gian trì hoãn: Thời gian đợi kể từ khi giao dịch/đơn hàng được thanh toán trước khi hệ thống tự động xuất hóa đơn. Tính năng này hữu ích để bạn có thời gian kiểm tra trước hoặc hủy giao dịch nếu cần thiết.
Bạn có thể chọn các quãng thời gian trì hoãn khác nhau tùy theo nhu cầu của mình, bao gồm: Ngay lập tức, 5 phút, 15 phút, 30 phút, hoặc 1 giờ.
Thông tin về cấu hình hoá đơn điện tử
Cấu hình hoá đơn điện tử là bước quan trọng để thiết lập hệ thống tự động hóa việc tạo và xuất hoá đơn. Việc cấu hình đúng cách giúp bạn tiết kiệm thời gian, giảm thiểu sai sót, và đảm bảo tính nhất quán trong quá trình quản lý hoá đơn.
Tại sao cần cấu hình?
Cấu hình hoá đơn điện tử giúp bạn tự động hóa quy trình xuất hoá đơn, đảm bảo tính nhất quán và tuân thủ các quy định về hoá đơn.
- Tiết kiệm thời gian và công sức
- Giảm thiểu sai sót trong quá trình tạo hoá đơn
- Đảm bảo tính nhất quán về mẫu hoá đơn
- Tuân thủ quy định về hoá đơn điện tử
Các thành phần cấu hình
Hệ thống cấu hình hoá đơn điện tử bao gồm các thành phần chính sau:
- Mẫu hoá đơn: Chọn loại mẫu phù hợp với loại hình kinh doanh
- Sản phẩm mặc định: Sản phẩm tự động gán cho giao dịch
- Tự động xuất hoá đơn: Thiết lập tự động xuất với thời gian trì hoãn
Mối quan hệ với xuất hoá đơn
Cấu hình hoá đơn điện tử có mối quan hệ chặt chẽ với quá trình xuất hoá đơn:
- Cấu hình quyết định cách hoá đơn được tạo tự động
- Mẫu hoá đơn được chọn sẽ áp dụng cho tất cả hoá đơn
- Sản phẩm mặc định được sử dụng khi tạo hoá đơn từ giao dịch
- Thời gian trì hoãn cho phép kiểm tra trước khi xuất
Lợi ích của tự động hóa
Tự động hóa quy trình xuất hoá đơn mang lại nhiều lợi ích:
- Xử lý nhanh chóng các giao dịch và đơn hàng
- Giảm thiểu công việc thủ công và sai sót
- Tăng hiệu quả quản lý tài chính
- Cải thiện trải nghiệm khách hàng
Chi tiết các tùy chọn cấu hình
Dưới đây là chi tiết về từng tùy chọn cấu hình và cách sử dụng chúng hiệu quả:
Mẫu hoá đơn
Mẫu hoá đơn xác định định dạng và nội dung của hoá đơn. Mỗi loại mẫu phù hợp với các tình huống kinh doanh khác nhau:
- Hoá đơn bán hàng: Dùng cho bán hàng thông thường
- Hoá đơn giá trị gia tăng: Dùng khi cần tính thuế VAT
- Phiếu xuất kho: Dùng cho xuất kho hàng bán gửi
- Chứng từ khấu trừ: Dùng cho khấu trừ thuế TNCN
Gợi ý: Chọn mẫu hoá đơn phù hợp với loại hình kinh doanh và yêu cầu kế toán của bạn. Nếu không chắc chắn, hãy tham khảo ý kiến của kế toán viên.
Sản phẩm mặc định
Sản phẩm mặc định được sử dụng tự động khi tạo hoá đơn từ giao dịch ngân hàng:
- Hệ thống sẽ tự động gán sản phẩm này cho các giao dịch
- Hệ thống sẽ tự động tính số lượng dựa trên giá bán của sản phẩm
- Hóa đơn chỉ được tạo nếu số tiền chuyển khoản chia hết cho giá bán
- Nếu số tiền không chia hết, hệ thống sẽ bỏ qua và không tạo hóa đơn
- Bạn có thể chỉnh sửa sau khi hoá đơn được tạo
Gợi ý: Chọn sản phẩm có tên chung, dễ hiểu (ví dụ: "Dịch vụ", "Sản phẩm", "Hàng hóa"). Nếu có nhiều loại sản phẩm, bạn có thể tạo hoá đơn thủ công để chọn sản phẩm cụ thể.
Lưu ý: Để tự động phát hành hóa đơn lên Cơ quan thuế, bạn cần bật thêm tính năng Tự động xuất HĐ.
Tự động xuất hoá đơn và Thời gian trì hoãn
Tính năng tự động xuất hoá đơn cho phép hệ thống tự động tạo và xuất hoá đơn sau một khoảng thời gian trì hoãn:
Chế độ xuất:
- Tạo nháp: Hệ thống tạo hóa đơn ở trạng thái nháp để bạn xem trước, sau đó bạn cần phát hành thủ công
- Phát hành: Hệ thống tự động xuất và gửi hóa đơn lên Cơ quan thuế ngay sau thời gian trì hoãn
Các tùy chọn thời gian trì hoãn:
- Ngay lập tức: Xuất hoá đơn ngay sau khi thanh toán
- 5 phút: Phù hợp cho kiểm tra nhanh
- 15 phút: Cân bằng giữa tốc độ và kiểm tra
- 30 phút: Có thời gian kiểm tra kỹ hơn
- 1 giờ: Kiểm tra chi tiết trước khi xuất
Khi nào nên sử dụng:
- Chế độ "Tạo nháp": Khi bạn muốn kiểm tra và xác nhận thủ công trước khi phát hành hóa đơn lên Cơ quan thuế
- Chế độ "Phát hành": Khi bạn tin tưởng vào tính chính xác và muốn tự động hóa hoàn toàn quy trình
- Ngay lập tức: Khi bạn tin tưởng vào tính chính xác của giao dịch
- 5-15 phút: Khi cần xử lý nhanh nhưng vẫn muốn kiểm tra
- 30 phút - 1 giờ: Khi cần thời gian để xác minh thông tin
Gợi ý: Bắt đầu với chế độ "Tạo nháp" và thời gian trì hoãn 15-30 phút để có thời gian kiểm tra. Sau khi quen với hệ thống, bạn có thể chuyển sang chế độ "Phát hành" và giảm thời gian trì hoãn nếu cần.
Quản lý cấu hình
Sau khi cấu hình ban đầu, bạn có thể quản lý và cập nhật cấu hình theo nhu cầu:
Chỉnh sửa cấu hình
Bạn có thể chỉnh sửa bất kỳ tùy chọn cấu hình nào bằng cách truy cập lại trang cấu hình hoá đơn điện tử. Thay đổi sẽ được áp dụng ngay lập tức cho các hoá đơn mới được tạo tự động.
Thay đổi mẫu hoá đơn
Để thay đổi mẫu hoá đơn, chọn mẫu mới từ danh sách và lưu cấu hình. Mẫu mới sẽ áp dụng cho tất cả các hoá đơn được tạo tự động sau đó.
Cập nhật sản phẩm mặc định
Bạn có thể thay đổi sản phẩm mặc định bất cứ lúc nào. Chọn sản phẩm mới từ danh sách hoặc tạo sản phẩm mới nếu cần. Sản phẩm mới sẽ được sử dụng cho các giao dịch tiếp theo.
Bật/tắt tự động xuất hoá đơn
Bạn có thể bật hoặc tắt tính năng tự động xuất hoá đơn tùy theo nhu cầu. Khi tắt, bạn sẽ cần xuất hoá đơn thủ công cho từng giao dịch hoặc đơn hàng.
- Thay đổi cấu hình chỉ áp dụng cho các hoá đơn mới được tạo tự động
- Các hoá đơn đã được tạo trước đó sẽ không bị ảnh hưởng
- Nếu thay đổi mẫu hoá đơn, hãy đảm bảo mẫu mới phù hợp với nhu cầu kinh doanh
- Kiểm tra lại cấu hình sau khi thay đổi để đảm bảo mọi thứ hoạt động đúng
Lưu ý quan trọng
Cấu hình trước khi sử dụng
Hãy hoàn tất cấu hình hoá đơn điện tử trước khi bắt đầu sử dụng tính năng tự động xuất hoá đơn. Điều này đảm bảo các hoá đơn được tạo đúng với yêu cầu của bạn ngay từ đầu.
Chọn mẫu hoá đơn phù hợp
Việc chọn đúng mẫu hoá đơn rất quan trọng để đảm bảo tuân thủ quy định. Nếu không chắc chắn, hãy tham khảo ý kiến của kế toán viên hoặc cơ quan thuế.
Sản phẩm mặc định rõ ràng
Chọn sản phẩm mặc định có tên rõ ràng, dễ hiểu. Tránh sử dụng tên quá cụ thể nếu bạn có nhiều loại sản phẩm khác nhau.
Thời gian trì hoãn hợp lý
Chọn thời gian trì hoãn phù hợp với quy trình làm việc của bạn. Quá ngắn có thể không đủ thời gian kiểm tra, quá dài có thể làm chậm quy trình.
Kiểm tra định kỳ
Thường xuyên kiểm tra và cập nhật cấu hình để đảm bảo phù hợp với nhu cầu kinh doanh hiện tại. Cấu hình có thể cần thay đổi khi mở rộng hoặc thay đổi loại hình kinh doanh.
- Cấu hình hoá đơn điện tử ngay sau khi tạo cửa hàng và sản phẩm
- Bắt đầu với thời gian trì hoãn 15-30 phút để làm quen với hệ thống
- Kiểm tra hoá đơn mẫu sau khi cấu hình để đảm bảo đúng định dạng
- Thường xuyên xem lại và cập nhật cấu hình theo nhu cầu thực tế
- Tham khảo ý kiến kế toán viên khi chọn mẫu hoá đơn
- Hoá đơn tự động bị sai: Kiểm tra lại cấu hình, đặc biệt là sản phẩm mặc định và mẫu hoá đơn. Có thể cần điều chỉnh thời gian trì hoãn để có thời gian kiểm tra.
- Không muốn tự động xuất cho một số giao dịch: Tắt tính năng tự động xuất hoá đơn và xuất thủ công cho các giao dịch cụ thể.
- Cần thay đổi mẫu hoá đơn: Thay đổi mẫu trong cấu hình, mẫu mới sẽ áp dụng cho các hoá đơn mới. Hoá đơn cũ không bị ảnh hưởng.
- Sản phẩm mặc định không phù hợp: Cập nhật sản phẩm mặc định hoặc tạo hoá đơn thủ công để chọn sản phẩm cụ thể.
- Cấu hình chỉ ảnh hưởng đến các hoá đơn mới được tạo tự động
- Các hoá đơn đã xuất sẽ không bị thay đổi khi bạn cập nhật cấu hình
- Nếu cần thay đổi hoá đơn đã xuất, bạn sẽ cần hủy và tạo lại hoá đơn mới
- Thay đổi mẫu hoá đơn sẽ không ảnh hưởng đến hoá đơn đã sử dụng mẫu cũ
Xem thêm
Cách gán hoá đơn cho giao dịch tại Hướng dẫn giao dịch cần gán hoá đơn.
Cách xuất hoá đơn điện tử tại Hướng dẫn xuất hoá đơn điện tử.
Cách tạo sản phẩm tại Hướng dẫn tạo sản phẩm.
Cách tạo đơn hàng tại Hướng dẫn tạo đơn hàng.
